E.GOV. Cnipa, con protocollo informatico circa 60 Mln di euro in meno per gestione documenti

Le PA attualmente spendono circa 40 milioni di euro solo in spese postali, ma se venisse adottato in modo diffuso il protocollo informatico si potrebbero risparmiare fino a 60 milioni l’anno. E’ quanto sostiene il CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella PA), che oggi ha organizzato il Convegno "La gestione documentale per l’efficienza e la trasparenza". L’attività di protocollo è quella fase del processo che certifica univocamente provenienza e data di acquisizione di un documento: quindi, indica il CNIPA, l’informatizzazione di tale fase appare essenziale nel raggiungimento degli obiettivi di efficienza e trasparenza della PA.

"A due anni dalla scadenza del 1 gennaio 2004 per l’adozione obbligatoria del protocollo – ha affermato Livio Zoffoli, Presidente del CNIPA – siamo ancora lontani dalla piena attuazione. L’automazione del protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali nella PA è un fattore fondamentale di razionalizzazione e di sviluppo. La realizzazione di questi progetti può portare ad un contenimento dei costi di funzionamento e ad un miglioramento dell’efficienza dei procedimenti amministrativi che avrebbe come conseguenza un rafforzamento della competitività del Paese". A tale scopo il CNIPA ha messo a disposizione un sistema di applicazioni tecnologiche centralizzate detto ASP (Application Service Provider), una gestione documentale destinata a tutte le PA, centrali e locali, nata per arrivare in tempi rapidi e con rilevante contenimento di spesa alla completa digitalizzazione dei procedimenti amministrativi.

"Il contesto normativo – ha dichiarato il consigliere del CNIPA Roberto Garofali – pone come fine ultimo la completa informatizzazione dei vari segmenti del procedimentali e la mancata attivazione di un solo anello fa inceppare l’intero disegno strategico prospettato". "Tra le normative in materia – dichiara Garofali – svolge un particolare ruolo il codice amministrativo digitale, che oltre a dare una sistematizzazione organica della disciplina, stabilisce un vero e proprio diritto dei privati all’uso di tecnologie tecnologimente avanzate nei confronti delle PA. Prima del codice infatti vi erano obblighi per la PA, ma non esistevano sanzioni o rimedi per i cittadini in caso di inottemperanza: ora invece il singolo può esercitare una pretesa azionabile anche in senso risarcitorio dinanzi al giudice".

Rosanna Alterisio, Responsabile Area Progetti, applicazioni e servizi del CNIPA, ha illustrato un rapporto circa lo stato di attuazione della normativa sul il protocollo informatico: 34 amministrazioni hanno ottenuto buoni risultati, 17 hanno solo progetti tecnici, 17 sono in fase di sviluppo dei progetti e 14 risultano ancora inattive. La digitalizzazione delle procedure di protocollo ha riguardato poco meno del 40% della totalità dei documenti; percentuale che scende al 23% se si considerano i documenti archiviati in modalità elettronica.. Così che il 98% della documentazione trattata dalle amministrazioni centrali, ossia circa 160 milioni di documenti, è ancora cartacea e gli scambi di documentazione avvengono con strumenti tradizionali. Secondo il rapporto CNIPA i fattori critici sono: la carenza di risorse finanziarie, la sicurezza ed affidabilità dei sistemi, la durata dei progetti (3 anni), la pianificazione organizzativa.

"Gli obblighi di conservazione degli archivi – ha ricordato Maria Grazia Pastura, Direzione Generale per gli archivi del Ministero per i beni culturali – sono una garanzia sia per i cittadini che per il patrimonio culturale del Paese. A tal fine le PA devono predisporre una organizzazione organica ed ordinata degli archivi pubblici, sia cartacei che informatizzati".

Hanno concluso il convegno odierno gli interventi di alcune PA che hanno adottato il servizio ASP, fornito dal CNIPA, "un servizio completo, flessibile, tempestivamente aggiornato alla normativa, predefinito e controllato nei prezzi e nei livelli di qualità, economico e parametrato all’effettivo utilizzo", come ha affermato Rosanna Alterisio. "La recente rivisitazione completa del sistema informativo del MIUR – sostiene Alessandro Musumeci, Direttore Generale sistemi informativi MIUR – è reso possibile grazie alla collaborazione con il CNIPA ed il Ministero dell’Economia. Il problema maggiore è quello di introdurre una nuova mentalità, cercando di lavorare sulle motivazioni del personale per l’utilizzo delle nuove tecnologie". Anche l’ente previdenziale Inpdap si è avvalso della collaborazione del CNIPA, tramite l’adozione del sistema del riuso: "Tale modalità è stata realizzata – ha affermato il Presidente dell’ente, Marco Staderini – con la cessione da parte dell’Inps del proprio sistema informatico. Ciò ha consentito abbattimento dei costi, certezza dei risultati, trasparenza, tempi celeri, efficacia".

 

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