HC Istruzioni per l’uso. Cos’è il fascicolo di personale

Il fascicolo di personale conserva e organizza tutta la documentazione concernente il dipendente. È il contenitore logico e fisico nel quale confluiscono i documenti, leistanze, i provvedimenti, gli atti giuridici e in generale tutte le informazioni pervenute all’Amministrazione (pubblica o privata) che riguardano il rapporto di lavoro instaurato con il dipendente. Tali documenti sono legati tra loro da un vincolo archivistico interno, per ragioni pratiche, giuridiche e amministrative sono stati conservati nel tempo in uffici diversi.

Il fascicolo di personale raccoglie tutta una serie d’informazioni, di fondamentale importanza sia per il dipendente sia per il datore di lavoro, quali dati del dipendente, posizione contabile, contratti di lavoro, provvedimenti di mobilità ecc…Tutte queste informazioni devono essere riportate all’interno di un apposito documento, che per le PA è chiamato Stato Matricolare del dipendente, contenente tutti i dati significativi della carriera giuridica ed economica dello stesso.

Il fascicolo di personale viene alimentato, nel corso del rapporto di lavoro, dagli esiti dei processi amministrativi che interessano direttamente il dipendente. Ad esempio, il processo di assunzione in ruolo comporta la definizione del contratto di lavoro, il processo di mobilità determina il provvedimento di trasferimento, il processo di ricostruzione carriera determina il decreto d’inquadramento, etc.

Il fascicolo di personale rientra nella specie dei fascicoli di “persona fisica” ed è lo strumento che consente la gestione dei dipendenti, quindi la sua tenuta e il suo aggiornamento devono rispondere a criteri di garanzia di conservazione, salvaguardia delle informazioni, facilità di consultazione, trasparenza amministrativa e riservatezza dei dati.La conservazione dei fascicoli di personale deve sempre garantire al dipendente l’esercizio del diritto di accesso a tutti gli atti del proprio fascicolo personale.

Negli ultimi anni l’Italia ha intrapreso il lungo percorso della digitalizzazione, che sta portando ad un progressivo abbandono della carta. Sebbene oggi ci troviamo ancora in una fase intermedia in cui convivono carta e formati digitali, sono stati fatti passi da gigante, basti pensare alla possibilità di utilizzare la propria mail come domicilio, o la possibilità di prenotare il turno alla posta evitando inutili code.

In questo contesto s’inserisce il discorso del fascicolo elettronico di personale, che porta con sé numerosi vantaggi:

  • Accesso da remoto ai documentifacile e veloce;
  • Risparmio di spazio grazie ad una catalogazione e conservazione digitale su cloud o server online;
  • Riduzione di costi e tempi di ricerca;
  • Maggior efficacia nella gestione delle informazioni;
  • Possibilità di creare un workflow e quindi di monitorare passo-passo tutta la vita di ogni tipo di documento;
  • Aumento della produttività del personale: impiego di risorse umane in altre attività a maggior valore aggiunto;
  • Aumento dell’efficienza aziendale.

Esistono numerose aziende che si occupano di aiutare la pubblica amministrazione e i privati nella gestione dei documenti e nell’archiviazione, attraverso diverse tipologie di servizi. Una di queste è Bucap, che in virtù della complessità e della particolare sensibilità delle informazioni contenute all’interno di questa tipologia di fascicoli, offre ai propri clienti soluzioni custom, orientate al miglioramento delle realtà, documentali esistenti.

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