Controlli sulla mail del dipendente, Garante Privacy sanziona un’azienda

Il datore di lavoro non può accedere alla mail del dipendente o del collaboratore, né utilizzare un software per conservare una copia dei messaggi. Un simile trattamento di dati personali, oltre a configurare una violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali, è idoneo a realizzare un’illecita attività di controllo del lavoratore.

Lo ha stabilito il Garante Privacy, che ha sanzionato una società per 80mila euro.

Controlli sulla mail del dipendente, l’intervento del Garante

A seguito del reclamo presentato da un agente di commercio – si legge nella nota del Garante – il Garante ha accertato che la società, nel corso del rapporto di collaborazione, aveva effettuato – attraverso un software – un backup della posta elettronica, conservando sia i contenuti che i log di accesso alla email e al gestionale aziendale. Le informazioni raccolte erano poi state utilizzate dalla società in un contenzioso.

L’Autorità ha appurato, inoltre, “l’inidoneità e la carenza dell’informativa resa ai lavoratori. Il documento prevedeva infatti la possibilità, per il datore di lavoro, di accedere alla posta elettronica dei propri dipendenti e collaboratori per garantire la continuità dell’attività aziendale, in caso di loro assenza o cessazione del rapporto, senza citare, tra l’altro, l’effettuazione del backup e il relativo tempo di conservazione”.

Nel definire il procedimento, il Garante ha affermato che “la sistematica conservazione delle email – effettuata per un considerevole periodo di tempo (pari a tre anni successivamente alla cessazione del rapporto) – e la sistematica conservazione dei log di accesso alla posta elettronica e al gestionale utilizzato dai lavoratori non erano conformi alla disciplina di protezione dei dati. Tale conservazione, infatti, risultava non proporzionata e necessaria al conseguimento delle finalità, dichiarate dalla Società, di garantire la sicurezza della rete informatica e la continuità dell’attività aziendale”.

“Ciò – sottolinea il Garante – aveva consentito alla Società di ricostruire, minuziosamente, l’attività del collaboratore, incorrendo così in una forma di controllo vietata dallo Statuto dei lavoratori“.

Per quanto riguarda, infine, l’uso dei dati in tribunale, il Garante ricorda che” il trattamento effettuato accedendo alla posta elettronica del dipendente per finalità di tutela in ambito giudiziario si riferisce a contenziosi già in atto, non ad ipotesi di tutela astratte e indeterminate come in questo caso”.

Oltre alla sanzione, l’Autorità ha disposto il divieto di ulteriore trattamento dei dati attraverso il software utilizzato per il backup della posta elettronica.