Sui siti on line della Pubblica Amministrazione devono esserci solo dati esatti, aggiornati e indispensabili. Vietato diffondere informazioni sulla salute e sulla vita sessuale. Sì agli “open data”, ma senza pregiudicare i diritti delle persone. Garanzie per i più deboli. Sono le misure individuate dal Garante Privacy che le Pa devono adottare quando diffondono sui loro siti web dati personali dei cittadini.  
Le Linee guida, emanate alla luce del decreto legislativo n.33/2013, riguardano sia la pubblicazione di dati e documenti che le Pa devono mettere online per garantirne la trasparenza, sia di quelli finalizzati a garantire altri obblighi di pubblicità degli atti amministrativi (es. pubblicazioni matrimoniali, deliberazioni sull’albo pretorio on line, avviso di deposito delle cartelle esattoriali etc.). Su tali Linee guida (in corso di pubblicazione sulla G.U.) il Garante ha sentito il Dipartimento della funzione pubblica, l’Autorità nazionale anticorruzione (Anac) e l’Agenzia digitale.
Ecco in sintesi le principali misure indicate per la trasparenza online.
Le Pa devono pubblicare solo dati esatti, aggiornati e contestualizzati e la cui pubblicazione risulta realmente necessaria e prevista da una norma di legge o regolamento. E’ sempre vietata la pubblicazione di dati sulla salute e sulla vita sessuale. I dati sensibili (etnia, religione, appartenenze politiche etc.) possono essere diffusi solo se indispensabili al perseguimento delle finalità di rilevante interesse pubblico. Occorre adottare misure per impedire la indicizzazione dei dati sensibili da parte dei motori di ricerca e il loro riutilizzo.
Qualora le Pa intendano pubblicare dati personali ulteriori rispetto a quelli individuati nel decreto legislativo n.33, devono procedere prima all’anonimizzazione di questi dati, evitando soluzioni che consentano l’identificazione, anche indiretta o a posteriori, dell’interessato.
Open data e riutilizzo dei dati: i dati pubblicati online non sono liberamente utilizzabili da chiunque per qualunque finalità. Il riutilizzo dei dati personali non deve pregiudicare, anche sulla scorta della direttiva europea in materia, il diritto alla privacy. Le Pa dovranno quindi inserire nella sezione denominata “Amministrazione trasparente” sui propri siti web un alert con cui si informa il pubblico che i dati personali sono riutilizzabili in termini compatibili con gli scopi per i quali sono raccolti e nel rispetto del norme sulla protezione dei dati personali. I dati sensibili e giudiziari non possono essere riutilizzati.
Durata degli obblighi di pubblicazione: il periodo di mantenimento online dei dati è stato generalmente fissato in 5 anni dal decreto legislativo n.33. Sono previste però alcune deroghe, come nell’ipotesi in cui gli atti producano i loro effetti oltre questa scadenza. In ogni caso, quando sono stati raggiunti gli scopi per i quali essi sono stati resi pubblici e gli atti hanno prodotto i loro effetti, i dati personali devono essere oscurati anche prima del termine dei 5 anni.
Motori di ricerca: l’obbligo di indicizzare i dati nei motori di ricerca generalisti come Google durante il periodo di pubblicazione obbligatoria è limitato ai soli dati tassativamente individuati dalle norme in materia di trasparenza. Vanno dunque esclusi gli altri dati che si ha l’obbligo di pubblicare per altre finalità di pubblicità (es. pubblicità legale sull’albo pretorio, pubblicazioni matrimoniali etc). Non possono essere indicizzati (e quindi reperibili attraverso i motori di ricerca) i dati sensibili e giudiziari.
Risulta proporzionato indicare il compenso complessivo percepito dai singoli dipendenti (determinato tenendo conto di tutte le componenti, anche variabili, della retribuzione). Non è però giustificato riprodurre sul web le dichiarazioni fiscali o la versione integrale dei cedolini degli stipendi. Esistono invece norme ad hoc per gli organi di vertice politico.
A tutela di fasce deboli, persone invalide, disabili o in situazioni di disagio economico destinatarie di sovvenzioni o sussidi, sono previste limitazioni nella pubblicazione dei dati identificativi.
Vi è invece l’obbligo di pubblicare la dichiarazione dei redditi di politici e amministratori, con l’esclusione di dati non pertinenti (stato civile, codice fiscale) o dati sensibili (spese mediche, erogazioni di denaro ad enti senza finalità di lucro etc.).
Obblighi di pubblicità degli atti per finalità diverse dalla trasparenza
Il rispetto dei principi di esattezza, necessità, pertinenza e non eccedenza, permanenza on line limitata nel tempo dei dati personali, vale anche per la pubblicazione di atti per finalità diverse dalla trasparenza (albo pretorio on line degli enti locali, graduatorie di concorsi etc.).
Al fine di ridurre i rischi di decontestualizzazione del dato personale e la riorganizzazione delle informazioni secondo parametri non conosciuti dall’utente, è necessario prevedere l’inserimento all’interno del documento di “dati di contesto” (es. data di aggiornamento, periodo di validità, amministrazione, numero di protocollo) ed evitare l’indicizzazione tramite motori di ricerca generalisti, privilegiando funzionalità di ricerca interne ai siti web delle amministrazioni. Deve essere evitata la duplicazione massiva dei file.

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