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L'archiviazione dei documenti cartacei

La conservazione e la gestione dei documenti cartacei inerenti all’azienda è importante non solo da un punto di vista contabile ma anche da un punto di vista strettamente legale. La legge infatti impone precise modalità di conservazione dei documenti cartacei che devono essere rispettati a pena di sanzioni piuttosto aspre.

Ovviamente lo sviluppo della tecnologia ha profondamente inciso sulle modalità di gestione della documentazione, oggi non esistono più i vecchi faldoni stracolmi di fogli di carte. In poche parole, la gestione degli archivi, grazie all’archiviazione documenti cartacei permette non solo di tenere tutto in ordine in modo da poter essere revisionato e consultato in caso di necessità, ma anche di adempiere a tutta una serie di norme imposte dal legislatore a monte.

L’archivio corrente

L’archivio corrente costituisce la prima fase dell’archiviazione dei documenti. Infatti, la prima documentazione prodotta (come la corrispondenza appena ricevuta o inviata, o l’atto appena prodotto) viene definita fin da subito “archivio” dalla legislazione attualmente in vigore. La sua finalità non è solo amministrativa-contabile ma anche prettamente giuridica.

Per gli enti statali e pubblici, la normativa dispone che l’archivio corrente debba contenere tutte le pratiche aperte e chiuse nell’anno solare in corso, e le pratiche maggiormente complesse possono restare in questo tipo di archivio addirittura per cinque anni o più. Per gli enti privati, invece, la gestione è libera, ma alcuni documenti (come le ricevute di pagamento) devono essere conservati per un periodo stabilito. Ovviamente, è sempre meglio tenerli in modo da garantire maggiore ordine e consentire una ricerca dei documenti in modo semplice ed immediato.

Infatti, l’archivio corrente, diventa poi un archivio di deposito. La prima fase della gestione dell’archivio corrente, è la registrazione (o protocollazione che dir si voglia): si tratta di un registro nel quale trascrivere documenti ed atti, in entrata ed uscita, al fine di mantenere i dati inalterati. Dopo aver attribuito ai documenti il numero di protocollo, si procede alla seconda fase di gestione, la classificazione in base ad un piano di classificazione ed infine alla fascicolazione. Se il documento si riferisce ad uno specifico affare o una materia in corso, il documento arricchisce un fascicolo già esistente; se si tratta di un primo documento, invece, bisogna inserirlo in un fascicolo già esistente.

L’archivio di deposito e storico

L’archivio di deposito è invece formato da tutti i fascicoli formati da documenti attinenti a pratiche concluse, che non devono essere utilizzati più quotidianamente. Per questo, tale archivio può essere tenuto in locali periferici e non di facile accesso, come una soffitta oppure un magazzino. I documenti nell’archivio di deposito non servono nelle attività correnti, ma devono essere ancora conservati, ad esempio, in caso di accertamenti fiscali.

Dopo un certo numero di anni (per la legge in vigore 30 anni) i documenti possono essere selezionati e divisi in due tipologie: quelli da buttare e quelli da conservare, che vanno a costituire l’archivio storico.  Proprio per questo è bene tener ordinato anche l’archivio di deposito, al fine di individuare al meglio i documenti da tenere.

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