PEC obbligatoria per gli amministratori di società: ecco quello che devi sapere

Una delle novità più significative con l’entrata in vigore della Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024) riguarda l’obbligo per tutti gli amministratori di società di dotarsi di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC). Obiettivo della misura: garantire maggiore trasparenza e tracciabilità nelle comunicazioni ufficiali tra le imprese e la Pubblica Amministrazione. Ecco tutto quello che c’è da sapere e le scadenze da non trascurare.

Le novità normative

A partire dal 1° gennaio 2025 tutti gli amministratori di società devono possedere un indirizzo PEC distinto da quello aziendale. La misura ha inizialmente sollevato alcuni dubbi sia sulle procedure che sulla tipologia di posta elettronica da utilizzare. A fare chiarezza è stata la nota del Ministero delle Imprese e del Made in Italy del 12 marzo, in cui si precisa che la PEC deve essere personale e intestata direttamente all’amministratore.

PEC per Amministratori: scadenza prorogata al 31 dicembre e sanzioni previste

L’introduzione di quest’obbligo, la cui scadenza inizialmente fissata per il 30 giugno è stata prorogata al 31 dicembre 2025 per consentire una più ordinata attuazione, comporta delle implicazioni rilevanti, anche se in termini di sanzioni non sono previste specifiche misure. Come rilevato da InfoCert (vedi qui) e più in generale dai provider e gestori dei servizi di digital trust in Italia, la legge non introduce nuove e specifiche sanzioni in caso di mancata comunicazione della PEC per Amministratori, ma si limita alla sospensione dell’istruttoria e all’applicazione di quanto previsto dall’articolo 2630 del Codice civile circa l’omissione in materia di comunicazioni al Registro delle Imprese, con pene che vanno dai 103 ai 1.032 euro.

A chi si rivolge la misura

L’obbligo di dotarsi di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata interessa tutti gli amministratori di società, senza distinzione di forma giuridica. Pertanto, la misura riguarda:

• S.p.A. (Società per Azioni)

• S.r.l. (Società a Responsabilità Limitata),

• S.a.s. (Società in Accomandita Semplice),

• S.n.c. (Società in Nome Collettivo),

• Società Cooperative, e anche

• Imprese individuali (fino al 2024 il requisito era riservato a queste ultime).

Questa misura non riguarda solo i nuovi amministratori che entrano in carica dopo il 1° gennaio 2025, ma anche tutti quelli che ricoprono un incarico al momento della sua introduzione, obbligandoli a registrare il proprio indirizzo PEC entro il termine del 30 giugno 2025.

Come attivare una PEC per amministratori

Attivare una PEC per amministratori è un processo semplice ma necessario per adempiere agli obblighi di legge. Ecco i passi principali:

• Scegliere un provider: Seleziona un provider accreditato che offre diversi servizi a seconda delle funzionalità richieste.
• Registrazione dell’indirizzo: Fornisci i tuoi dati personali (nome, cognome, codice fiscale) e registra l’indirizzo PEC intestato all’amministratore.
• Comunicazione al Registro delle Imprese: Una volta attivata la PEC, comunica l’indirizzo al Registro delle Imprese tramite una pratica telematica entro il 30 giugno 2025. Per le nuove società la comunicazione deve avvenire al momento della costituzione.
• Verifica della validità: Verifica periodicamente che l’indirizzo PEC sia attivo e utilizzabile per ricevere comunicazioni ufficiali.

Adempiere all’obbligo di dotarsi di un indirizzo PEC per amministratori è essenziale non solo per garantire la trasparenza e la tracciabilità delle comunicazioni, ma anche per evitare sanzioni e assicurarsi che le pratiche aziendali siano in linea con la normativa vigente. Con il giusto provider e un’accurata gestione, la Posta Elettronica diventa uno strumento fondamentale per un’amministrazione aziendale sicura e conforme.